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关于移交2019级新生档案的通知
2019-10-21 17:48 图书馆与档案信息中心 

学院:

根据成都工业学院学生档案管理实施细则》(试行)(成工院【2018】94号),现就2019级新生档案移交工作做如下通知:

一、新生档案材料内容

主要有高中档案、高考档案、新生入学登记表、军训登记表、党团材料等。

二、档案接收、整理、移交流程

1.各省(市、区)招生部门直接寄往我校的学生档案由招生就业处负责接收,并按照新生所属学院进行分类整理后移交给各学院;

2.学生自带的档案(含补充材料)由各学院负责接收、整理;

3.新生档案整理要求见附件(一);

4.学院移交新生档案工作流程:

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

三、新生档案移交时间安排

2019年10月29日-11月1日:计算机工程学院、人文与设计学院、网络与通信工程学院、大数据与人工智能学院、汽车与交通学院、自动化与电气工程学院、电子工程学院(微电子)、外语与国际教育学院

2019年11月4日-11月6日:材料与环境工程学院、智能制造学院、经济与管理学院

请各学院辅导员移交档案前电话联系档案馆。电话:87992215;联系人:朱老师。

附件(一):新生档案整理要求

附件(二):2019级学生档案归档清单

 

档案馆

2019年10月21日

 

 

 

附件(一):       

新生档案整理要求

一、整理新生档案应注意的问题

1.核实生源地,避免造成同名同姓学生档案生源地的错误;

2.核实班级、学号,避免造成同名同姓学生档案的班级错误;

3.核实教务处给的班级名单是否与实物档案相符合;

4.核实新生档案材料是否齐全。(新生档案应该包含四个内容:高考材料、党、团材料、学生登记表、军训登记表。)

二、如何填写表格

1.《学生登记表》请用黑色签字笔填写,信息表上反映相貌特征的照片,应是近期照,父母、亲属的政治面貌、工作单位、电话、住址、邮编一栏要详细填写,不得空项,如有曾用名,也要填写(个人不得随意更改),身份证、学籍卡及各种表格上的姓名、出生年月日要一致;

2.《学生档案材料归档清单》的“学生姓名”一栏请用计算机填写输出电子版;在填写“高考材料”一栏时要注意两种情况:一是如果学生忘带,则暂时在“备注”一栏写明原因,并告知学生及时补交;二是如果学生遗失,则让学生写明情况,签上字装入该生档案袋中,并在“高考材料”一栏用“X”表示;其它各项(学生登记表、党团材料、备注),有用“√”表示,没有用“X”表示;

3.新生档案袋端口有两个封口舌头,请辅导员在印有“姓名、班级、学号”的封口处用签字笔字迹清晰的写明这三项信息。

   三、办理移交手续

    学生档案是属于保密性档案资料,按照相关规定要求,学生档案必须由辅导员亲自移交,移交时请各学院辅导员以班级为单位,将整理好的学生档案按照学号由小到大的顺序排列,档案馆工作人员将逐一核实无误后,办理移交手续,移交手续一式两份,档案馆保存原件,移交人保存复印件。

 

 

 

 

 

 

 

 

附件(二):                2019 级 学 生 档 案 移 交 清 单

学院:                     专业:                         班级:                                                   

入 学 时 填 写

毕 业 时 填 写

学号

姓  名

学生

登记表

高考

材料

团员

材料

军训材料

党团

材料

奖惩

材料

毕业生

登记表

成绩单

派遣证

备注

01

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

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   入学档案移交人:                             毕业档案移交人:

   接收人:                                     接收人:

    间:                                     间:                            

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